Bản nháp, chưa có giá trị pháp lý. Văn bản này do nhóm phát triển soạn để luật sư rà soát. Các chỗ trong ngoặc vuông [ ] cần điền thông tin doanh nghiệp. Dẫn chiếu pháp luật (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 và văn bản hướng dẫn, Bộ luật Dân sự, quy định về tin nhắn quảng cáo, hóa đơn điện tử) cần luật sư xác nhận văn bản hiện hành.
1. Các bên và định nghĩa
Nhà cung cấp: [Tên doanh nghiệp], mã số thuế [MST], địa chỉ [địa chỉ], email [email hỗ trợ], là đơn vị cung cấp phần mềm BeautyOS.
Khách hàng: cá nhân hoặc doanh nghiệp đăng ký sử dụng BeautyOS để quản lý spa, gọi chung là "Spa".
Người dùng: chủ spa, quản lý, lễ tân, kỹ thuật viên và các tài khoản khác do Spa cấp quyền.
Khách của Spa: người sử dụng dịch vụ của Spa, có thông tin được Spa nhập vào BeautyOS, đặt lịch qua trang công khai của Spa hoặc dùng cổng khách.
Dữ liệu của Spa: mọi dữ liệu do Spa và Người dùng nhập hoặc tạo ra trong BeautyOS (khách hàng, lịch hẹn, hóa đơn, thẻ, hồ sơ điều trị, ảnh, kho, nhân sự…).
2. Đăng ký, dùng thử và gói dịch vụ
Spa đăng ký bằng email và tự chọn mã spa (dùng trong địa chỉ trang đặt lịch). Mỗi tài khoản tạo tối đa 3 spa nếu không có thỏa thuận khác.
Thời gian dùng thử là 14 ngày, không cần thẻ thanh toán. Hết thời gian dùng thử hoặc hết hạn gói, Spa vẫn xem và xuất được dữ liệu nhưng không thêm, sửa được cho tới khi gia hạn.
Phí, gói và phương thức thanh toán theo bảng giá công bố tại thời điểm đăng ký hoặc báo giá riêng. Phí đã thanh toán không hoàn lại, trừ khi Nhà cung cấp không cung cấp được dịch vụ theo cam kết.
Sau khi hết hạn [90] ngày mà Spa không gia hạn, Nhà cung cấp gửi thông báo và có thể xóa Dữ liệu của Spa sau thêm [30] ngày. Spa có thể yêu cầu xuất toàn bộ dữ liệu trước thời điểm xóa.
3. Dữ liệu thuộc về Spa
Dữ liệu của Spa thuộc quyền của Spa. Nhà cung cấp chỉ xử lý dữ liệu này để vận hành BeautyOS cho Spa, theo Phụ lục "Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân" bên dưới; không bán, không dùng cho quảng cáo, không chia sẻ cho bên khác trừ khi pháp luật yêu cầu.
Spa có thể tải bản sao lưu toàn bộ dữ liệu bất cứ lúc nào (Cài đặt → Dữ liệu) và xuất các báo cáo dạng CSV.
Dữ liệu của các spa khác nhau được tách riêng; người dùng của spa này không truy cập được dữ liệu của spa khác.
4. Trách nhiệm của Spa
Cung cấp thông tin đăng ký đúng; tự quản lý tài khoản, mật khẩu và việc cấp, gỡ quyền cho nhân viên; gỡ quyền ngay khi nhân viên nghỉ việc.
Là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân của Khách của Spa: có cơ sở hợp pháp khi thu thập và nhập dữ liệu, thông báo cho khách về việc xử lý dữ liệu, và có sự đồng ý của khách trước khi lưu dữ liệu nhạy cảm như thông tin sức khỏe, ảnh da. BeautyOS có công cụ ghi nhận đồng ý chụp ảnh nhưng không thay thế nghĩa vụ này của Spa.
Chỉ gửi tin nhắn nhắc lịch, chăm sóc, quảng cáo cho khách theo đúng quy định về tin nhắn và quảng cáo; tôn trọng lựa chọn "không nhận tin" của khách.
Tự chịu trách nhiệm về nội dung đăng trên trang công khai của Spa (giá, ưu đãi, hình ảnh, nhận xét), bảo đảm nhận xét và hình ảnh khách chỉ đăng khi khách đồng ý.
Tự đăng ký và chịu trách nhiệm với tài khoản của nhà cung cấp tin nhắn, Zalo, hóa đơn điện tử mà Spa kết nối vào BeautyOS; chịu trách nhiệm về nội dung hóa đơn điện tử phát hành.
Không dùng BeautyOS để lưu trữ nội dung trái pháp luật, tấn công hệ thống, hoặc truy cập dữ liệu không thuộc quyền của mình.
5. Trách nhiệm của Nhà cung cấp
Vận hành, bảo trì và cập nhật BeautyOS; nỗ lực hợp lý để dịch vụ hoạt động liên tục, nhưng không cam kết không gián đoạn ở gói dùng thử và gói [Cơ bản].
Áp dụng biện pháp bảo mật phù hợp: mã hóa đường truyền, phân quyền kiểm tra tại máy chủ theo vai trò và chi nhánh, nhật ký thay đổi không sửa được, kho ảnh riêng tư.
Sao lưu dữ liệu theo gói: [gói trả phí: sao lưu tự động hằng ngày, giữ [7] ngày]. Ở gói dùng thử, Spa nên tự tải bản sao lưu định kỳ.
Thông báo cho Spa trong vòng [72] giờ khi phát hiện sự cố bảo mật ảnh hưởng tới Dữ liệu của Spa, và phối hợp để Spa thực hiện nghĩa vụ thông báo theo pháp luật.
Hỗ trợ qua [email / Zalo / điện thoại] trong giờ hành chính.
6. Dịch vụ của bên thứ ba
BeautyOS sử dụng hạ tầng của bên thứ ba: Supabase (cơ sở dữ liệu, đăng nhập, lưu ảnh; máy chủ đặt tại Singapore) và Cloudflare (phân phối trang web). Các dịch vụ tin nhắn (SMS, Zalo), hóa đơn điện tử, thanh toán do Spa tự chọn và kết nối. Nhà cung cấp không chịu trách nhiệm về gián đoạn do lỗi của các bên này ngoài khả năng kiểm soát hợp lý, nhưng sẽ hỗ trợ Spa khắc phục.
7. Giới hạn trách nhiệm
BeautyOS là công cụ hỗ trợ quản lý; số liệu báo cáo, hoa hồng, công nợ, thuế phụ thuộc vào dữ liệu Spa nhập. Spa tự kiểm tra và chịu trách nhiệm với các quyết định kinh doanh, kê khai thuế.
Trừ trường hợp cố ý hoặc pháp luật quy định khác, tổng trách nhiệm bồi thường của Nhà cung cấp không vượt quá số phí Spa đã trả trong [12] tháng trước sự việc.
8. Tạm ngưng và chấm dứt
Spa có thể ngừng sử dụng bất cứ lúc nào và yêu cầu xuất, xóa dữ liệu.
Nhà cung cấp có thể tạm khóa (chỉ xem) khi Spa quá hạn thanh toán, hoặc khóa ngay khi phát hiện vi phạm nghiêm trọng mục 4, có thông báo cho Spa.
9. Thay đổi điều khoản, luật áp dụng
Nhà cung cấp thông báo trước [15] ngày khi thay đổi điều khoản quan trọng. Điều khoản này chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam; tranh chấp được thương lượng, nếu không thành thì giải quyết tại [Tòa án có thẩm quyền / Trung tâm trọng tài …].
Phụ lục: Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân
Áp dụng giữa Spa (Bên kiểm soát dữ liệu) và Nhà cung cấp (Bên xử lý dữ liệu) đối với dữ liệu cá nhân của Khách của Spa và nhân viên Spa được lưu trong BeautyOS.
1. Phạm vi và mục đích
Nhà cung cấp chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của Spa, gồm việc lưu trữ, hiển thị, tính toán, gửi tin nhắc lịch và phát hành hóa đơn khi Spa bật các chức năng này, nhằm mục đích cung cấp phần mềm quản lý cho Spa.
2. Loại dữ liệu
Dữ liệu cơ bản: họ tên, số điện thoại, email, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, lịch sử sử dụng dịch vụ và thanh toán, thẻ, điểm thưởng, công nợ.
Dữ liệu nhạy cảm (chỉ khi Spa nhập và có đồng ý của khách): tình trạng sức khỏe, dị ứng, thuốc đang dùng, ghi chú điều trị, ảnh da.
Dữ liệu nhân viên: họ tên, liên hệ, ca làm, chấm công, lương, hoa hồng.
3. Nghĩa vụ của Bên xử lý
Chỉ cho nhân sự cần thiết của Nhà cung cấp truy cập, có cam kết bảo mật; không tự ý truy cập dữ liệu khách của Spa trừ khi Spa yêu cầu hỗ trợ hoặc để khắc phục sự cố.
Áp dụng biện pháp kỹ thuật nêu ở mục 5 của Điều khoản; ghi nhật ký thay đổi dữ liệu.
Hỗ trợ Spa đáp ứng yêu cầu của khách về xem, sửa, xóa, rút lại đồng ý đối với dữ liệu của họ.
Thông báo sự cố như mục 5; khi chấm dứt hợp đồng, trả lại (bản xuất) và xóa dữ liệu theo mục 2.
4. Bên xử lý phụ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Spa đồng ý để Nhà cung cấp sử dụng Supabase (máy chủ tại Singapore) và Cloudflare làm bên xử lý phụ. Việc lưu dữ liệu tại Singapore là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài; Nhà cung cấp lập và lưu hồ sơ đánh giá tác động theo quy định, và thông báo cho Spa khi thay đổi bên xử lý phụ hoặc vị trí lưu trữ. [Luật sư xác nhận thủ tục hồ sơ, thông báo cơ quan quản lý theo quy định hiện hành.]